Hjemmekontor – den nye hovedregelen

For mange har hjemmekontor vært den nye og vedvarende hverdagen siden mars. Flere og flere virksomheter beveget seg imidlertid tilbake til kontorene og «normalen» etter sommeren, og de så kanskje for seg at situasjonen sakte men sikkert skulle normaliseres ytterligere, uten pålagte og inngripende tiltak. Som følge av den bekymringsverdige smittesituasjonen i Europa men også flere steder her til lands, har mange kommuner strammet inn reglene om hjemmekontor. Strengest og først ute med nye regler er Oslo kommune, og flere kommuner med høyt smittepress vil trolig følge etter. Hva betyr dette for arbeidsgivere?

Mandag vedtok Oslo byråd et «påbud om hjemmekontor og krav om at alle arbeidsgivere skal dokumentere at de ansatte har fått beskjed om at de skal ha hjemmekontor så langt det er praktisk mulig». Samme dag som Oslo vedtok påbudet, publiserte Dagens Næringsliv en artikkel om at toppsjefer likevel ikke velger økt satsing på hjemmekontor slik mange tidligere har antydet, som følge av de samhandlings- og koordineringsutfordringer som tross alt følger med en slik økt rendyrking. For virksomheter i Oslo betyr påbudet at hjemmekontor for de fleste praktiske formål uansett er den nye hovedregelen, i alle fall inntil videre. Hensynet til normalisering og bedret samhandling gjennom retur til kontoret, må inntil videre vike for andre samfunnskritiske hensyn.

At påbudet omfatter en plikt for arbeidsgiver til å dokumentere at de ansatte er informert om pålegget, betyr at arbeidsgiver må informere om dette på intranett eller ved å sende epost eller SMS og at dette senere kan legges frem ved eventuelt tilsyn. Arbeidsgiver bør i slik informasjon videre stille seg disponibel for spørsmål knyttet til den praktiske gjennomføringen av overgangen til hjemmekontor.

Hva det betyr at hjemmekontor skal brukes «så langt det er praktisk mulig» er mer uklart. Begrensningens formulering skal neppe tolkes bokstavelig; Ettersom det meste er praktisk mulig, må det i praksis trekkes en grense for hvor store ulemper den enkelte eller virksomheten må tåle før den ansatte kan gis mulighet til å utføre arbeidet fra kontoret i stedet. Yrker der arbeidsoppgavene i seg selv ikke lar seg gjennomføre fra hjemmet, faller innenfor begrensningen og utenfor pålegget. I tillegg kan det tenkes å foreligge andre hindringer som gjør at hjemmekontor blir vanskelig, såsom at hjemmet ikke kan romme eller tåler at det settes opp en omfattende hjemmekontorløsning, eller at hjemmesituasjonen for øvrig ikke lar seg forene med å arbeide hjemmefra. Arbeidsgivere må gjøre konkrete vurderinger på den enkelte arbeidsplass og av den enkelte medarbeider, og det vil ikke være kurant å påberope seg at det ikke er «praktisk mulig». Formodentlig vil det være lettere å akseptere latente hindringer i form av arbeidsoppgavenes egenart eller hjemmets arealbegrensninger e.l., enn begrensninger som lettere lar seg løse ved mer beskjedne engangsinvesteringer.

Som tidligere må arbeidsgiver fortsatt vurdere om arbeidsmiljøet på hjemmekontoret er forsvarlig, uavhengig av om ordningen omfattes av forskriften om arbeid i hjemmet (som stiller egne krav til hjemmekontoret) eller ei. Krav til forsvarlig arbeidsmiljø innebærer blant annet krav til utstyr som stol og pult og PC-utstyr som ivaretar arbeidstakernes helse, men det innebærer også at arbeidstakerne ikke utsettes for en uheldig psykisk belastning. Flere undersøkelser viser at ansatte har opplevd kommunikasjon og samhandling som utfordrende, at arbeidshverdagen er ensom og monoton osv. For å bedre samhandlingen, bør arbeidsgiver derfor legge til rette for digitale kontaktpunkter gjennom dagen og uken. Dette gjelder både i relasjonen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker (personaloppfølgning), men også arbeidstakerne imellom. Det er trygt å fastslå at virksomheter siden mars har økt sin kompetanse på digital samhandling. Dette kommer nå til nytte når påbudet trer i kraft. For møter som ikke egner seg til digital avholdelse, må arbeidsgiver legge til rette for fysisk gjennomføring i tråd med øvrige smittevernregler.

Varigheten av påbudet om hjemmekontor er uavklart. Basert på uttalelser fra politikere og helsemyndigheter vil hjemmekontor ventelig være hovedregelen frem til jul. Spørsmålet vil etter hvert melde seg om forskriften om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem kommer til anvendelse.  Frem til da må arbeidsgivere sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø for arbeidstakere som nå forvises hjem til varierende lysforhold og kjøkkenbordet som eneste mulige arbeidsplass.