Godt arbeidsmiljø gir bedre verdiskapning

Som praktiserende advokater med arbeidslivsjus som spesialfelt forundres vi stadig over at arbeidsgivere ikke innser hvilken økonomisk verdi HMS har for bedriften.

Det er flere grunner til at en arbeidsgiver bør ha et godt grep om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) i virksomheten. Den viktigste – i tillegg til å oppfylle arbeidsmiljølovens formål om å sikre ansattes liv og helse – er antakelig hva HMS betyr
for årsregnskapets bunnlinje. Årsaken til arbeidsgivers manglende interesse for HMS tror vi blant annet skyldes at eiere og investorer stiller krav til kortsiktige økonomiske resultater, sammenholdt med for liten forståelse for hvor grunnleggende viktig det er for enhver virksomhet å jobbe langsiktig og systematisk med HMS.
Godt arbeidsmiljø forebygger fravær
Å fremme HMS-arbeidet bidrar til å forebygge helseproblemer, sykefravær og utstøting fra arbeidslivet. På den måten vil et godt arbeidsmiljø bidra positivt til verdiskapning og redusere kostnader til sykefravær og uføretrygd. Ansatte som trives og identifiserer seg med virksomheten de arbeider i, og får anledning til å utnytte og utvikle sine faglige og personlige ressurser, er bedre rustet til å skape verdier for bedriftene, får tilfredse kunder og har et nødvendig overskudd til et privatliv. Viktigheten av et systematisk HMS-arbeid er åpenbart undervurdert. Vi mener at et systematisk HMS-arbeid er avgjørende for suksess på sikt for å tiltrekke seg de beste arbeidstakerne, for å sikre seg gode kunder og leverandører, og sist, men ikke minst, å sikre seg et godt omdømme i forhold til utenverden.
Innholdet i HMS
Arbeidsmiljøloven – Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.m., sist revidert og i kraft 1.1.2006, setter søkelyset på HMS allerede i formålsbestemmelsen i § 1-1. Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger osv. Loven angir i flere bestemmelser og på ulik måte at arbeidsgiver har ansvar for at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig ut ifra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på ansattes fysiske og psykiske helse og velferd. Det er verdt å merke seg at arbeidsmiljøloven gir bedriften grunnlaget for selv å løse arbeidsmiljøproblemene, i samarbeid med arbeidslivets organisasjoner og med kontroll og veiledning fra offentlig tilsynsmyndighet, i første rekke Arbeidstilsynet, men også andre tilsynsmyndigheter som Mattilsynet, DSB, Datatilsynet og Kredittilsynet. Loven fastslår at arbeidsmiljøet skal tilpasses den vernetekniske, yrkeshygieniske og velferdsmessige standard som til enhver tid samsvarer med den teknologiske utviklingen i samfunnet.
Psykososialt arbeidsmiljø
Kravene til forsvarlig arbeidsmiljø likestiller det psykososiale med det fysiske arbeidsmiljøet. Mens det fysiske arbeidsmiljøet gjennom det siste århundre har fått stor og nødvendig oppmerksomhet, har det psykososiale arbeidsmiljøet vært et ikke-tema. Ser vi på de siste 5-10 år derimot er bildet annerledes. Som lovutvalget til ny arbeidsmiljølov skrev i 2005, under punktet om Krav til det organisatoriske og det psykososiale arbeidsmiljøet:
I den senere tid er fokus i større grad flyttet fra rene fysiske faktorer som kan lede til uhelse, til psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøfaktorer. Reguleringen av psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøutfordringer har vært mindre
fremtredende enn av de fysiske faktorene.

Både fysisk og psykososialt
Med dette som utgangspunkt setter lovutvalget søkelyset på det psykososiale og det organisatoriske arbeidsmiljøet, i arbeidet med den nye arbeidsmiljøloven. Det betyr selvsagt ikke at det fortsatt ikke lenger er viktig å ha fokus på sentrale lover innenfor det fysiske arbeidsmiljøet, som for eksempel farlige tekniske innretninger og utstyr, giftige og andre kjemiske, helsefarlige stoffer, krav til lys, luft i arbeidslokalene, og aktuelle lover som for eksempel lover om forurensning, brann – og eksplosjonsvern, om produktkontroll, om elektriske anlegg og – utstyr osv. Det er oftest greit og oversiktlig for den enkelte bedrift å beskrive det fysiske arbeidsmiljøet, hvordan kartlegge de fysiske faremomentene, hvordan eliminere eller i hvert fall redusere avvikene, herunder innføre systematisk kontroll med de fysiske farene. Desto vanskeligere er det å sette ord på innholdet i begrepet det psykososiale arbeidsmiljøet.
Konflikter
Jeg vil hevde at konflikter på arbeidsplassen i all hovedsak er knyttet til det psykososiale arbeidsmiljøet. Som juridisk rådgiver, så vel på arbeidsgiver- som på arbeidstakersiden, har vi derfor sett hvor viktig det er å ha et godt grep om det psykososiale arbeidsmiljøet. Men hva er det egentlig vi snakker om, når vi snakker om det psykososiale arbeidsmiljøet? Hva er det nærmere innholdet i kravet til forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø? Med grunnlag i vår praktiske erfaring mener jeg at det enkle utgangspunkt er at det psykososiale arbeidsmiljøet omfatter alt i forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som ikke inngår i det fysiske arbeidsmiljøet.
Undersøkelser viser at psykososiale forhold ofte er årsak til sykefravær. Stikkordsmessig kan årsaker som eksempler være:
Ledelsesform, organisering av arbeidet, omstillinger/ endringer, utrygg fremtid, mangelfull behandling av arbeidskonflikter, mangel på samarbeidsrutiner/ informasjonsrutiner, avstand mellom grupper av ansatte, ikke oversikt/ kontroll med arbeidstidsbestemmelsene i loven, uklare/ ikke rettferdige lønnssystemer. Jeg skal gi eksempler på hva jeg mener, (se punkter nedenfor), ved innføring av skriftlige saksbehandlingsrutiner innen forskjellige områder. Jeg påpeker at det er viktig at virksomhetene har skriftlig dokumentasjon på at det drives systematisk internkontroll også innenfor det psykososiale området.
Skriftlig dokumentasjon
Skriftlig dokumentasjon på systematisk internkontroll innenfor HMS har flere formål. De viktigste formålene er:
• Dokumentasjonen synliggjør at bedriften arbeider systematisk og tar HMS arbeidet alvorlig. Det bevisstgjør den enkelte leder, i arbeidet med å lede ansatte (innenfor arbeidsgivers styringsrett).
• Dokumentasjonen gir ledere og ansatte forutsigbarhet, dvs. at både ledere og ansatte vet hvordan konkrete saker/tvister skal saksbehandles internt i bedriften.
• Dokumentasjonen gir trygghet for at bedriften oppfyller lovkravene til systematisk internkontroll innenfor HMS.
• I tilfelle rettsprosess vil dokumentasjonen ofte kunne være avgjørende bevis for bedriften, der arbeidstaker har fremmet erstatningskrav. Grunnlagene for påstand om erstatningskrav kan være arbeidsmiljøkonflikter, trakassering eller annen utilbørlig behandling, brudd på likestillings-/ diskrimineringsbestemmelser, brudd på personvernet, brudd på arbeidstidsbestemmelser, rettsbrudd i ansettelsesfasen, rettsstridige kontroller, usaklig oppsigelse, avskjed, suspensjon, for å nevne noe.
Kvalitetssikring
Med bakgrunn i vår erfaring med hvor/hvordan/hvorfor tvister oppstår, områder hvor potensialet for tvister er stort, og områder hvor vi anser risikoen for tvister er økende i tiden fremover, mener jeg at arbeidsgiver må innføre skriftlige saksbehandlingsrutiner innenfor områder som en viktig del i virksomhetens systematiske arbeid med det psykososiale arbeidsmiljøet. Dette gjelder også på områder som ikke er direkte lovpålagt. Kvalitetssikring av arbeidet er, uansett om det følger direkte av HMS-regler eller ikke, viktig på følgende områder:
• rutine ved ansettelser (også for å oppfylle kravene til likebehandling/diskriminering).
• rutine ved oppfølging av nyansatte i prøvetiden.
• rutine ved oppfølging av kritikkverdige forhold, forut for advarsel / oppsigelse / eventuelt avskjed.
• rutine for behandling av arbeidskonflikter, herunder informasjon/ påstander om trakassering / mobbing.
• oppfølging av sykemeldte.
• varslingsregler med krav om interne prosedyrer for arbeidstakers varsling.
• regler for hvordan behandle / oppbevare personopplysninger i samsvar med personopplysningslovens regler.
• It-instruks / regler for bruken av datautstyr.
• sjekkliste ved innføring av kontrolltiltak
• internkontroll med arbeidstid, hvilke arbeidstidsregler som gjelder for den enkelte stilling, herunder overtid / pålagt overtid, og hvilke stillinger som eventuelt er unntatt arbeidstidsreglene.
Arbeidsavtaler
I tillegg til en systematisk internkontroll innenfor områdene nevnt over er det selvsagt viktig at arbeidsgiver fører løpende kontroll med virksomhetens arbeidsavtaler. Utfordringen er ikke å oppfylle arbeidsmiljølovens minimumskrav til innhold, det er enkelt. Det krever kunnskap å utforme avtalene tilpasset virksomhetens behov, for eksempel konkurranseklausuler med karantene innenfor en gitt tidsperiode etter opphør av arbeidsforholdet, regulering av rettigheter til utvikling av arbeidsprosesser / arbeidsverktøy, oppfinnelser, patenter, regulering av sluttpakker for daglig leder m.m. Arbeidsavtalen er etter min mening virksomhetens viktigste avtale, også fra et rent kommersielt / forretningsmessig ståsted. Det er derfor både forunderlig og oppsiktsvekkende når vi erfarer at mange bedrifter, også store og kjente, ikke har tilstrekkelig oppmerksomhet og kunnskap om arbeidsavtalen. Spørsmål som må stilles er hva er mulig / umulig å regulere, hva er konsekvensene av å regulere / ikke regulere enkelte områder. Det er mye dårlig håndverk i utformingen av arbeidsavtalen. Og arbeidsavtalen kan på ulike måter gi grunnlag for dårlig arbeidsmiljø og for etterfølgende tvister. Arbeidet med arbeidsavtaler og andre sentrale dokumenter må etter min mening inngå som et ledd i bedriftens systematiske HMS-arbeid. Eksempler på dette er:
• arbeidsavtaler (fast ansettelse m/prøvetidsklausul), midlertidig ansettelse, vikaransettelse, tilkallingshjelp.
• saksbehandling / rutine skjema for bruk ved medarbeidersamtaler, som skal signeres av arbeidstaker og arbeidsgiver.
• skjema for overføring av ferie.
• saksbehandling / rutine oppfølging av sykemeldte.
• egenerklæringsskjema sykemeldte.
• huskeliste ved permittering, herunder skjema for varsel om permittering, permitteringsbevis.
• oppsigelsesformular, av fast ansatte, av prøvetidsansatte, oppsigelse med og uten fortrinnsrett.
• avskjedsformular.
• formular til bruk ved suspensjon.
HMS som produkt
Det er viktig å påpeke at dokumentene må tilpasses den enkelte virksomhet, avhengig av størrelse (antall ansatte, og hvordan bedriften er organisert, enten på ett sted eller på flere geografiske steder). Det finnes etter hvert svært mange HMS-konsulenter/-leverandører, med tilbud om ulike leveranser av HMS-dokumenter og – systemer. HMS er blitt et kommersielt produkt for konsulenter. Felles for produktene fra HMS-konsulenter er at produktene er standarder. Jeg vil fraråde kun å legge inn standarder i den enkelte bedrifts HMS-arbeid. For å lykkes i HMS-arbeidet må HMS-dokumentene tilpasses og forankres internt i bedriften. HMS-arbeidet må inngå som en del av bedriftens kontinuerlige arbeid ellers i det forretningsmessige strategiarbeide. Her som ellers er det lederens kunnskap som gjelder. Opplæring av ledere og informasjon til ansatte er stikkord.
Systematisk internkontroll
Det er selvfølgelig avgjørende for å lykkes i HMS-arbeidet at bedriftens ledere har nødvendig basiskunnskaper.
Arbeidsmiljøutvalget, der dette er etablert, er et sentralt samarbeidsorgan, i ledelsens arbeid med systematisk internkontroll. HMS-arbeidet er en kontinuerlig prosess. Verneombud er også en viktig medspiller. I tillegg er det viktig at alle ansatte er vel kjent med det systematiske internkontrollarbeidet som utføres. Arbeidsgiver må pålegge alle ansatte å sette seg inn i bedriftens internkontroll. HMS-dokumentasjonen er gjerne tatt inn i personalhåndbok, eventuelt som et tillegg til denne, for eksempel kalt HMS Internkontrolldokumentasjon. Det vanlige er at bedriften legger dokumentasjon ut på intranett.
Ansvar for HMS
Søkelyset fremover vil ligge å det psykososiale arbeidsmiljøet. Bedriftene må ta de utfordringer som ligger i at ansatte blir mer bevisst sine rettigheter og hvilke krav som kan stilles til arbeidsgiver. Arbeidsgiver må legge til grunn at de ulike tilsyns-myndighetene med Arbeidstilsynet i føringen vil være aktive i dette arbeidet. Toppledelsen ved styret må sette opp målsettinger og pålegge lederne å ta ansvar for HMS. Alle lederne med personalansvar må ta ansvaret for HMS seriøst, på lik linje med ansvaret for produksjonen av varer og tjenester (økonomien). Arbeidstakere må bevisstgjøres sitt selvstendige ansvar og bli utfordret av ledelsen til selv å vise egenaktivitet innenfor HMS, det vil si å drive sikkerhets- og miljøarbeid for å begrense sykefravær og hindre kritikkverdige forhold.
Aldri bra nok
Bedrifter risikerer konflikter og etterfølgende erstatningskrav fra ansatte med grunnlag i mangelfullt HMS-arbeid. Det er derfor viktig å ha skriftlig dokumentasjon på HMS-arbeidet. Viktigst er at HMS-arbeidet får tilstrekkelig oppmerksomhet, at nødvendige ressurser brukes, at det er tilstrekkelig kunnskap i organisasjonen slik at ledere og ansatte følger opp det som gjøres av HMS-arbeid i bedriften. Det er viktig å huske på at systematisk internkontroll innen HMS er en kontinuerlig prosess. Dette kan aldri bli bra nok.